Офис-менеджер

Должностные обязанности офис-менеджера

Административная работа

* Обеспечение бесперебойной работы офиса.

* Прием и распределение входящих звонков и электронной почты.

* Ведение деловой переписки с заказчиками, поставщиками и подрядчиками.

* Подготовка писем, служебных записок, доверенностей и внутренних документов.

* Организация совещаний, встреч и командировок сотрудников.

* Контроль наличия канцелярских и хозяйственных товаров.

Кадровое сопровождение

* Подготовка и оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений и иных кадровых документов.

* Сбор документов при приеме новых сотрудников.

* Формирование личных дел работников.

* Контроль подписания кадровых документов.

* Ведение реестра сотрудников.

* Взаимодействие с бухгалтерией по кадровым вопросам.

Оформление пропусков

* Подготовка и подача заявок на оформление пропусков для сотрудников и техники.

* Контроль сроков действия пропусков.

* Ведение реестра действующих пропусков.

* Взаимодействие со службами безопасности объектов.

Частичное снабжение строительных объектов

* Закупка расходных материалов для офиса и строительных объектов.

* Организация поставок СИЗ (каски, жилеты, спецодежда, обувь и др.).

* Заказ инструмента, расходных материалов и мелкого оборудования.

* Поиск поставщиков и запрос коммерческих предложений.

* Согласование счетов и контроль своевременной оплаты.

* Контроль сроков поставки материалов.

* Организация доставки материалов на строительные объекты.

* Ведение учета выданных материалов и инструмента.

Сопровождение строительных объектов

* Взаимодействие с прорабами, инженерами ПТО и руководителями проектов.

* Контроль своевременного обеспечения объектов необходимыми материалами.

* Подготовка комплектов документов для выхода бригад на объект.

* Контроль наличия обязательных документов для допуска работников.

* Сбор и систематизация исполнительной документации, поступающей с объектов.

Документооборот

* Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

* Ведение электронного архива документов.

* Контроль подписания договоров, актов, счетов и иных документов.

* Работа в ЭДО (Контур.Диадок, СБИС или аналогичных системах).

* Контроль возврата подписанных документов.

Взаимодействие с контрагентами

* Запрос счетов и коммерческих предложений.

* Контроль получения закрывающих документов.

* Ведение базы поставщиков и подрядчиков.

* Организация отправки документов курьерскими службами.

Контроль и отчетность

* Ведение внутренних реестров компании.

* Подготовка еженедельных отчетов руководителю.

* Контроль исполнения поручений руководителя.

* Выполнение иных административных задач в рамках деятельности компании.

Будет преимуществом

* Опыт работы в строительной компании.

* Знание основ документооборота и кадрового делопроизводства.

* Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel).

* Опыт работы в 1С, Битрикс24, ЭДО.

* Базовые навыки работы в AutoCAD (желательно).

* Умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации.