Администратор

Наш клиент - западная фармацевтическая компания, в поиске Специалиста по приему посетителей.

Основные обязанности:

Прием посетителей

• Приветствие и предоставление общей информации посетителям офиса с улыбкой и доброжелательностью
• Оформление заявок на посещение офиса в управляющей компании.
• Выдача памяток по безопасности и сбор подписей об ознакомлении
• Создание комфортной атмосферы для посетителей: предоставление кофе, чая, воды, сухофруктов, орехов
• Помощь посетителям в организации встречи с нужными сотрудниками

Работа с телефонными звонками

• Прием и распределение входящих звонков
• Передача информации о препаратах от потребителей
• Информирование сотрудников о пропущенных звонках
• Отсеивание спам-звонков и направление коммерческих предложений на корпоративную почту
• Обработка звонков от государственных органов, кандидатов и сотрудников компании
• Соблюдение телефонного этикета

Работа с входящей корреспонденцией

• Консультирование пользователей по работе с личным кабинетом курьерской компании
• Администрирование личных кабинетов внутренних пользователей
• Проверка правильности заполнения электронных заявок на курьера и печать накладных
• Рассылка ежемесячных реестров отправок на проверку внутренним пользователям
• Обработка входящей корреспонденции и информирование адресатов
• Обработка специальных заявок для отправки в государственные органы (штатный курьер)

Административная поддержка

• Управление пропускным режимом: оформление постоянных и одноразовых пропусков для сотрудников, посетителей и курьеров во внутренних системах контроля доступа
• Организация парковки для сотрудников и посетителей
• Обработка заявок на внос/вынос имущества, проведение работ и бронирование переговорных комнат
• Подготовка переговорных комнат к встречам: уборка посуды, предоставление канцелярских принадлежностей, настройка освещения и кондиционера
• Актуализация информации между управляющей компанией и "Берингер Ингельхайм": сбор подписей, печати, сканы документов
• Работа с электронной почтой: обработка входящих писем, рассылки, создание шаблонов и перенаправление писем ответственным сотрудникам

Поддержка офисных процессов

• Контроль сроков годности и обновление препаратов в аптечке
• Установка автоответчика на рабочем телефоне в праздничные дни
• Обслуживание кофемашины и посудомоечной машины
• Заказ расходных материалов (ланьярды, кармашки для пропусков и т.п.)
• Поддержка почтовой комнаты в перерывах
• Участие в пожарных эвакуациях здания (контроль списков эвакуирующихся, обеспечение выполнения внутренних требований и требований от здания)
• Оформление и создание новых документов и актов на подписание во внутренних системах
• Контроль заполнения документов по охране труда
• Рассылка штрафов и составление сводной таблицы по должникам

Требования:

• Опыт работы: от 1 года на аналогичной позиции (ресепшен или административная функция в крупной компании)
• Образование: неполное высшее или высшее
• Навыки: знание ПК, уверенный пользователь Microsoft Office, английский язык на уровне Intermediate, телефонный этикет
• Языковые навыки: английский язык на уровне Intermediate
• Личные качества: вежливость, коммуникабельность, внимательность к деталям, ответственность, способность работать с большим объемом информации.
• Организационные способности: умение управлять несколькими приоритетами и поддерживать административные функции