Офис-менеджер

Обязанности

• Контроль состояния офиса: поддержание чистоты, порядка и эстетичного вида помещений (включая переговорные, кухню, санузлы).
• Работа с клининговой службой и контроль качества
• Пропускной режим: заказ пропусков для новых сотрудников, оформление парковки
• Учет и заказ расходных материалов: канцелярия, хозтовары, продукты
• Делопроизводство и работа с корреспонденцией:

1. контроль курьеров, распределение маршрутов, проверка исполнения
2. организация экспресс-доставки (почта РФ, СДЭК)
3. входящая/исходящая почта: прием, регистрация, сканирование, распределение по направлениям
4. исходящая корреспонденция: подготовка писем к отправке, передача курьеру или Почте России.

• Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц
• Встречи и переговоры: бронирование переговорных, заказ кейтеринга, подготовка канцелярии, встреча гостей
• Бюджетирование и финансовая отчетность:

1. формирование бюджета на месяц/квартал/год по направлению АХО
2. контроль расходов и остатков бюджета
3. оформление заявок на оплату и контроль оплат (в 1С)

• Администрирование закупочных процедур:

1. сбор потребностей, поиск поставщиков
2. запрос коммерческих предложений и сравнение
3. оформление необходимой закупочной документации (составление служебных записок, обоснование цены, подготовка договоров, ДС)
4. согласование, передача заявок в отдел закупок, отслеживание статуса согласования.

• Прочие поручения руководителя:

1. поиск информации, сбор данных, подготовка справок или презентаций (PowerPoint/Excel).

Требования

• опыт работы: от 1 года на административных позициях
• уверенное владение MS Office, 1С
• коммуникабельность: умение поддерживать профессиональные отношения со всеми уровнями организации
• организованность: способность эффективно управлять множеством задач одновременно
• стрессоустойчивость: умение сохранять продуктивность в напряжённых ситуациях