Административная поддержка руководителя:
- Ведение календаря, организация встреч и видеозвонков.
- Контроль исполнения поручений: постановка задач, сроки, ответственные, статусы.
- Подготовка материалов к совещаниям (таблицы статусов, перечни документов, протоколы/заметки).
- Трекинг задач по стадиям и эскалации по просрочкам (что готово / в работе / что нужно).
Координация строительства и проектного документооборота:
- Маршрутизация документов между заказчиком, подрядчиками и внутренними службами.
- Сбор исходных данных по этапам: объемы, сроки, акты/подтверждения, корректировки.
- Контроль корректности и актуальности документооборота по требованиям договора/регламентов.
- Ведение реестров/журналов и поддержание «досье проекта» (электронно и при необходимости бумага).
- Подготовка черновиков писем/ответов, сверки по реестрам и промежуточные итоги по этапам.
- Комплектование пакетов КС-2 и КС-3: реквизиты, периоды, объемы.
- Формирование сопроводительных реестров перед отправкой.
- Сопровождение пакета до приемки: контроль замечаний, доработка состава и повторная отправка.
Коммуникации с заказчиком и подрядчиками:
- Деловая переписка по документам: запрос недостающих данных, уточнение состава пакетов, согласование сроков.
- Уверенный пользователь Excel
- Организация обмена документами (почта/ЭДО/мессенджеры/хранилища — в рамках процессов).
- Фиксация договоренностей и статусов: кто делает, сроки, следующий шаг.
Контроль сроков, качества комплекта и отчетность:
- Контроль контрольных точек: сбор исходников → формирование пакета → отправка/подписание.
- Проверка на ошибки: реквизиты, даты/периоды, объемы, подписи/печати (при необходимости).
- Сводная отчетность руководителю: готовность пакетов, что согласовывается, что нужно запросить.
Архивирование и порядок:
- Структура папок, контроль версий файлов.
- Хранение подписанных документов и сопроводительных материалов.
- Передача завершенных пакетов в установленный контур хранения/учета.
Офисное обеспечение (содержание офиса):
- Закупка расходников по заявкам и лимитам; контроль наличия базовых материалов.
- Прием входящей корреспонденции/документов и распределение по адресатам.
- Организация курьерских отправок и подготовка документов к передаче (если требует регламент).
- Поддержание порядка в зоне офиса и местах хранения документов.
- Мелкие хозяйственные запросы по согласованию с руководителем/в пределах компетенций.
Похожие вакансии
Опыт работы в стартапах (важно понимание процессов, а не обязательная самостоятельная техническая настройка — для этого привлекаются подрядчики). Опыт настройки офиса...
Ответственность. Порядочность. Любовь к работе. Пунктуальность и педантичность.
Вы активный человек. Знаете рынок строительных материалов. Вы уверенный пользователь 1-С, УТ. Имеете опыт работы по снабжению объектов строительства...
Опыт работы на аналогичной должности в сегменте клининговых услуг либо комплексного обслуживания недвижимости. Знание рынка труда. Высокие коммуникативные навыки.
Высшее образование. Подтверждённый опыт в продажах или управлении командой в страховой сфере — от 3 до 6 лет. Навыки проведения тренингов...