Офис-менеджер

ООО «ЭРКОН» — надёжный производитель бетона с опытом 15 лет. Собственные мощности, современный автопарк, стабильные поставки и высокое качество. Лидер в поставках бетонных смесей в Москве и области.

Присоединяйтесь к команде профессионалов и развивайтесь вместе с нами!

Место работы: Москва, Краснопресненская набережная, 12 — Центр международной торговли (м. Улица 1905 года, м. Деловой центр).

Условия

• Оформление: официальное трудоустройство по Трудовому кодексу РФ.
• Стабильность: заработная плата 120 000 ₽ на руки, выплаты своевременно и без задержек.
• График: 5/2, понедельник–пятница, 8-часовой рабочий день, гибкое начало дня. Современный офис в ЦМТ.
• Атмосфера: сплочённая профессиональная команда, комфортная рабочая обстановка, выстроенные процессы.

Обязанности

• Документооборот: приём, регистрация и учёт входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестров, хранение и архивирование документов, подготовка и согласование документов.
• Приём и распределение входящих телефонных звонков.
• Организация встреч, совещаний и переговоров: координация участников, подготовка переговорных и необходимых материалов, своевременное информирование участников о переносе, изменении или отмене встречи, организация воды, чая и кофе.
• Ведение календаря руководства и координация внутренних процессов компании.
• Приём гостей, партнёров и клиентов: встреча, сопровождение, подача чая и кофе, решение организационных вопросов, связанных с их пребыванием в офисе. Офис представительского уровня.
• Выполнение поручений руководства — с контролем сроков и результата, а не только факта передачи задачи.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, хозяйственных и расходных материалов, контроль наличия и своевременного пополнения запасов; контроль исправности офисной техники, оборудования, мебели, освещения и коммуникаций; организация технического обслуживания, профилактики и ремонта.
• Работа с подрядчиками: взаимодействие с поставщиками, сервисными организациями и управляющей компанией, контроль заявок и сроков до полного исполнения.
• Ведение календаря регулярных административных задач: техническое обслуживание оборудования, санитарная обработка, плановые закупки, пополнение расходных материалов.
• Контроль порядка и надлежащего состояния переговорных, кухни, общих зон и мест хранения; координация работы клининга и контроль качества уборки.
• Координация работы курьера: приём заявок, планирование маршрутов, расстановка приоритетов, контроль выполнения; организация почтовых и курьерских отправлений с ведением учёта.
• Контроль готовности офиса к рабочему дню, приёму гостей, встречам и мероприятиям.
• Поддержание актуальной информации по поставщикам, подрядчикам, текущим заявкам и административным расходам.
• Оперативное информирование руководителя о вопросах, требующих согласования, и о ситуациях, способных повлиять на нормальную работу офиса.
• Поддержка сотрудников в организационных вопросах.

Требования

• Опыт секретарём, офис-менеджером или административным ассистентом от 3 лет.
• Скорость реакции — для нас это одно из ключевых преимуществ кандидата: быстро отвечать на запросы, перестраивать план дня под задачи руководства, уверенно ориентироваться в нестандартных ситуациях.
• Самостоятельность: видеть, что нужно сделать, и делать без напоминаний, доводя задачи до результата.
• Системность: вести задачи, сроки и реестры так, чтобы нужная информация всегда была под рукой.
• Многозадачность: несколько процессов одновременно, верные приоритеты, быстрое переключение.
• Знание основ делопроизводства и делового этикета, грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) и оргтехникой. На собеседовании предложим короткое практическое задание.
• Тактичность, доброжелательность, деловой стиль в одежде и соблюдение конфиденциальности — офис представительского уровня, вы первый человек, которого видят гости компании.

Будет преимуществом

• Опыт административной поддержки первых лиц: ведение календаря, travel-поддержка, приём делегаций.
• Опыт работы в 1С и системах электронного документооборота.
• Английский язык на уровне делового общения.
• Опыт работы в производственной, строительной или промышленной компании.