Офис-менеджер

Офис-менеджер — ООО «ПромБИТ»

Москва | Производственная компания | Полная занятость

ООО «ПромБИТ» ищет офис-менеджера, который возьмет на себя организацию повседневной жизни офиса, взаимодействие с рядом внешних поставщиков и значительную часть административного документооборота компании.

Нам нужен самостоятельный, аккуратный и доброжелательный человек, которому нравится, когда вокруг все организовано, документы не теряются, поставщики вовремя получают информацию, а сотрудникам комфортно работать.

Основные задачи

Организация работы офиса

• Закупка ТМЦ и расходных материалов, необходимых для работы офиса, за исключением оргтехники.

• Поддержание порядка, уюта и комфортных условий работы сотрудников.

• Взаимодействие с комендантом арендуемого здания, в том числе оформление пропусков и получение первичной документации.

• Взаимодействие с уборщицей офисных помещений

• Прием гостей и делегаций.

• Контроль состояния 7 арендных квартир, взаимодействие с их собственниками

Организация питания сотрудников

• Ежедневное взаимодействие с поставщиком обедов.

• Сбор и оформление заказов по меню.

• Учет фактически заказанных и полученных обедов.

• Получение и контроль первичной документации поставщика.

Логистика и корреспонденция

• Взаимодействие с грузоперевозчиками: заказ автомобилей, координация перевозок, получение первичных документов.

• Учет входящей и исходящей корреспонденции.

• Отправка и получение почтовой корреспонденции через Почту России.

• Отправка и получение посылок через СДЭК и курьеров.

• Прием сообщений, поступающих через сайт компании, и их оперативное направление соответствующим сотрудникам.

• Помощь вахтовикам в заказе билетов (при необходимости)

Первичная документация и 1С

• Получение первичной документации от поставщиков и контрагентов.

• Проверка наличия и комплектности документов.

• Сканирование и систематизация первичной документации.

• Внесение первичных документов в 1С.

• Передача и хранение оригиналов документов в соответствии с установленным порядком (Архив).

• Контроль выполнения поручений Ген Директора (1С Документооборот)

Поддержка HR-функции

• Выполнение отдельных административных поручений HR-менеджера.

• Помощь в организации собеседований, встреч и иных HR-мероприятий по запросу.

Что для нас важно

• Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса, специалистом по документообороту или на аналогичной позиции.

• Практические навыки работы в 1С с первичной документацией.

• Понимание основных видов первичных документов.

• Уверенное владение компьютером и стандартными офисными программами.

• Аккуратность при работе с документами и цифрами.

• Хорошая самоорганизация и способность одновременно вести несколько небольших задач.

• Умение самостоятельно взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Доброжелательность и нормальное человеческое отношение к коллегам и гостям компании.

Опыт работы в производственной компании и опыт взаимодействия с предприятиями, работающими в рамках ГОЗ, будут преимуществом.

Какого человека мы ищем

Для нас офис-менеджер — это человек, благодаря которому значительная часть повседневной жизни компании просто работает.

Нам нужен человек, который замечает, что заканчивается бумага, до того как она закончилась; помнит, что от перевозчика нужно получить закрывающие документы; не оставляет входящее письмо лежать без движения; может самостоятельно решить небольшой административный вопрос и понимает, когда вопрос уже достаточно серьезный, чтобы привлечь руководителя.

Мы ценим ответственность, аккуратность, инициативность и здравый смысл больше, чем красивое название предыдущей должности.

Условия

• Работа в ООО «ПромБИТ», российской производственной компании.

• Оформление в соответствии с ТК РФ.

• Полная занятость.

• Работа преимущественно на территории компании в Москве, ул. Подольских Курсантов 34.

• Непосредственное взаимодействие с финансовой службой, HR и руководителями компании.

• Уровень заработной платы обсуждается с кандидатом индивидуально.