Ведущий специалист по документообороту

О компании

Институт системно-деятельностной педагогики Петерсон — ведущая российская организация дополнительного профессионального образования педагогов, оператор знаменитой системы математического образования Л.Г. Петерсон "Учусь учиться".

Сопроводительное письмо

Просим обязательно приложить небольшое сопроводительное письмо в свободной форме, из которого будет следовать, что с нашей стороны разумно рассмотреть Ваше резюме в первую очередь.

О роли

Мы ищем ведущего специалиста, который возьмёт в управление и администрирование бумажный и электронный документооборот. Нам нужен самостоятельный опытный человек, способный выстроить и обеспечить работу всей системы документооборота, поддерживать порядок в реестрах и архиве, а также быть надёжной точкой контакта для коллег, бухгалтерии и контрагентов.

В работе сочетаются договорный документооборот, электронный и бумажный архив, первичные документы, сопровождение оплат, административное кадровое делопроизводство и администрирование мероприятий.

Чем предстоит заниматься

Первичная бухгалтерия: счета, акты, накладные, акты сверки и другие закрывающие документы. Необходимо будет получать и проверять документы от контрагентов в бумажном виде и через ЭДО, формировать полные комплекты на оплату, передавать их согласующим лицам и в бухгалтерию, а также отслеживать получение платёжных поручений и подтверждающих документов.

Сопровождение расчётов с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми: готовить и проверять договоры и акты, передавать документы на оплату, получать чеки от самозанятых и передавать комплекты в бухгалтерию.

Документооборот и ЭДО: полный цикл договорного документооборота, приказы, входящая /исходящая корреспонденция, согласование и подписание через ЭДО, контроль статусов. Обеспечение порядка в электронном архиве и хранении бумажных оригиналов. Сбор документов при приёме на работу и увольнении сотрудников, формирование и проверка личных дел, подготовка кадровых приказов по утверждённым шаблонам, ведение графика отпусков и организация безопасного хранения документов.

Администрирование мероприятий: оформление документов по образовательным и выездным мероприятиям, работа с офертами на портале поставщиков, административное сопровождение, иные поручения при необходимости.

Мы ожидаем

Опыт работы от трёх лет в договорном документообороте, административных операциях, бэк-офисе или смежной функции. Вы самостоятельно вели документы не только на этапе регистрации, а от поступления запроса до подписания, включения в реестр, передачи в бухгалтерию и архивации.

Вы уверенно работаете в Excel (подтвержденный высокий уровень), Битрикс24, СБИС/Saby (отправка и получение документов, контроль статусов, организация подписания с применением электронной подписи, взаимодействие с контрагентами по неподписанным документам).

Вы уверенно работаете с договорами, дополнительными соглашениями, актами, счетами, накладными и закрывающими документами. Вы понимаете, как проверить реквизиты, полномочия подписанта, суммы и комплектность документов, а также как контролировать сроки согласования и подписания.

Вы умеете вести реестры и журналы, организовывать электронный и бумажный архив, поддерживать понятную нумерацию документов и быстро находить нужный документ по реестру или структуре папок.

Вы понимаете основы работы с первичными документами и оплатами: подготовку и проверку актов и счетов, сбор закрывающих документов, формирование комплектов на оплату и взаимодействие с бухгалтерией.

Для нас важны грамотная деловая переписка, внимательность к деталям, системность, доброжелательная коммуникация и способность одновременно вести несколько задач без потери сроков и качества. Мы ждём от кандидата ответственности за операционный результат и умения вовремя сигнализировать о рисках или задержках.

Будет преимуществом

Преимуществом станет опыт работы в образовательной организации, EdTech, НКО, издательстве. Поскольку мы занимаемся развитием математического образования, хороший математический бэкграунд - огромный плюс.

Также высоко оценим опыт разработки шаблонов, инфографики, инструкций, системы хранения документов, реестров и маршрутов согласования.

Что мы предлагаем

Работу над социально значимым проектом в сфере развития российского математического образования;

Конкурентное вознаграждение (финальный оффер обсуждается по результатам собеседования);

Профессиональную команду и культуру взаимоуважения и доверия

Условия работы

Локация: Офис в Москве, м. Белорусская.

График: 5/2, 10:00-18:00.

Испытательный срок: 3 месяца.

Адаптация: Персональный план введения в должность совместно с исполнительным директором.