Офис-менеджер

О компании

Мы — строительная компания, реализующая проекты в сфере строительства и работающая с крупными объектами и государственными контрактами.

Сейчас мы развиваем команду и ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и поможет поддерживать порядок в административных процессах компании.

Нам нужен не просто человек на ресепшен, а самостоятельный и организованный сотрудник, который умеет держать под контролем множество текущих вопросов и доводить задачи до результата.

Чем предстоит заниматься:

— обеспечивать офис всем необходимым: канцелярией, водой, кофе, чаем, хозяйственными товарами и другими расходными материалами;

— контролировать остатки и своевременно оформлять заказы;

— взаимодействовать с поставщиками: запрашивать счета и коммерческие предложения, оформлять заказы, передавать счета в бухгалтерию на оплату, контролировать доставку и принимать поставки;

— взаимодействовать с курьерскими службами, организовывать отправку и получение документов;

— принимать и распределять входящие звонки и обращения;

— работать с входящей и исходящей корреспонденцией;

— помогать в организации встреч и совещаний: информировать участников, напоминать о времени проведения, решать организационные вопросы;

— выполнять текущие организационные поручения руководителей;

— взаимодействовать с бухгалтерией по счетам и текущим офисным расходам;

— организовывать работу подрядчиков и сервисных служб: согласовывать приезд специалистов, организовывать доступ в офис и контролировать выполнение работ;

— решать текущие вопросы, связанные с работой офиса и сотрудников;

— участвовать в обустройстве и оснащении офиса: подбор и заказ мебели, техники и необходимого оборудования;

— поддерживать порядок в документах и помогать сотрудникам с текущими административными вопросами.

Мы ожидаем:

— опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя будет преимуществом;

— уверенное владение ПК, электронной почтой, Excel и Google Таблицами;

— умение самостоятельно организовывать свою работу и расставлять приоритеты;

— способность одновременно вести несколько задач и не терять детали;

— внимательность и ответственность;

— хорошие коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с сотрудниками, поставщиками и подрядчиками;

— готовность разбираться в новых задачах и самостоятельно искать решение.

Для нас особенно важно

Мы ищем человека, который не ждёт подробной инструкции по каждому вопросу.

Если заканчиваются расходники — понимает, что нужно заказать. Если сломалось оборудование — организует решение вопроса. Если необходимо собрать сотрудников на встречу — связывается со всеми и контролирует организационную часть.

Работа достаточно разнообразная: в течение дня могут быть и поставки, и документы, и поручения руководителя, и организационные вопросы сотрудников. Поэтому нам важен человек, которому комфортно работать в режиме многозадачности и который умеет поддерживать порядок в текущих процессах.