Обязанности:
→ Документооборот:
• Вести реестр договоров и доверенностей: номера, даты, контрагенты, сроки, статусы и места хранения оригиналов;
• Контролировать процессы согласования и подписания документов: организовывать рассылку, отслеживать статусы и своевременно напоминать ответственным;
• Проверять комплектность договоров и сопроводительных документов: подписи, печати, приложения, спецификации;
• Организовывать обмен оригиналами с контрагентами, сканирование и размещение документов в электронной системе хранения;
• Формировать и поддерживать в порядке бумажный и электронный архив;
• Вести учёт выдачи документов и местонахождения оригиналов;
• Контролировать получение закрывающих документов и их своевременную передачу в бухгалтерию;
• Работать с курьерскими службами и почтой: организовывать отправки, оформлять описи и отслеживать доставку;
• Принимать входящую корреспонденцию, в том числе от государственных органов и судов, передавать её ответственным сотрудникам и контролировать сроки обработки.
→ Хозяйственная поддержка офиса:
• Встречать гостей и организовывать приём делегаций, мероприятий и кейтеринга;
• Контролировать наличие канцелярии и хозяйственных товаров;
• Координировать клининг, курьерскую и транспортную логистику, а также решение мелких хозяйственных вопросов;
• Поддерживать порядок в офисе, на кухне и в переговорных комнатах.
→ Поддержка руководителя:
• Собирать и систематизировать необходимые документы;
• Готовить письма, справки и другие материалы по запросу;
• Выполнять оперативные поручения руководителя и контролировать их исполнение.
• Внимательность и аккуратность при работе с документами;
• Умение системно работать с большим объёмом информации;
• Способность одновременно вести несколько задач, расставлять приоритеты и не терять детали;
• Ответственность и привычка доводить задачи до результата;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Вежливость и корректность в общении с гостями, подрядчиками и коллегами;
• Самостоятельность, организованность и высокий уровень исполнительности.
Условия:
Заработная плата по результатам собеседования.
График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 / с 10.00 до 19.00.
Оформление в соответствии с ТК РФ.
Креативный дружный коллектив, возможность развития и обучения, уютный офис в трех минутах от метро "Пушкинская / Тверская / Чеховская".
Похожие вакансии
Опыт работы помощником руководителя / ассистентом / офис-менеджером от 1 года (желательно). Грамотная устная и письменная речь обязательно. Уверенное владение ПК...
Уверенно работаешь MS Office/Google документами. Умеешь начать работать с задачей и успешно довести ее до конца. Грамотно пишешь и...
Опыт работы не обязателен — мы всему научим! Командного игрока, который не любит быть одиночкой и расцветает, работая в коллективе.
Высшее/неоконченное высшее образование. Приветствуется Факультет филологический / педагогический. Ответственность, организованность, пунктуальность. Грамотная устная и письменная речь. Умение работать в режиме...
Опыт работы офис-менеджером, секретарем, помощником руководителя или начинающим HR-специалистом от 3 года. Опыт ведения первичного подбора персонала (будет...