Личный ассистент (Москва)

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста.

Мы ищем личного ассистента под текущий формат жизни и задач руководителей. Необходим человек, который наведёт системный порядок в личных процессах, документообороте и координации персонала, возьмёт на себя контроль и сопровождение большого объёма разрозненных задач при хаотичном стиле постановки.

Личная поддержка руководителей — 100%

Travel-поддержка:

• Организация зарубежных поездок и решение сопутствующих вопросов;
• Сопровождение процесса оформления визы в США;
• Сопровождение процесса получения гражданства Словении;
• Координация необходимых документов, записей и коммуникации с соответствующими организациями.

Личный документооборот:

• Систематизация и поддержание порядка в личных документах;
• Контроль актуальности документов и сроков их действия;
• Организация хранения и передачи документов при необходимости.

Организация мероприятий:

• Организация частных мероприятий и вечеринок, преимущественно в летний период;
• Координация мероприятий численностью до 500 человек;
• Взаимодействие с подрядчиками, площадками и исполнителями;
• Организационное сопровождение мероприятий, включая технические и бытовые вопросы.

Культурный и личный досуг:

• Покупка билетов в театры и на культурные мероприятия;
• Организация различных видов досуга;
• Решение ситуативных личных запросов руководителей.

Управление недвижимостью в Москве:

• Контроль текущего состояния объектов недвижимости;
• Взаимодействие с управляющими и подрядчиками;
• Контроль ремонтных работ и организационных вопросов;
• В перспективе — сопровождение ремонта на другом объекте.

Задачи в Дубае и на Бали:

• Организация и координация личных вопросов руководителей на месте;
• Взаимодействие с локальными подрядчиками и сервисами;
• Решение текущих организационных вопросов.

Координация персонала:

• Координация работы двух нянь, домработницы и водителя;
• Постановка текущих задач и контроль их выполнения;
• Взаимодействие с персоналом по поручению руководителей.

Поддержка по вопросам детей:

• Организация детских праздников и дней рождения;
• Запись к врачам и координация медицинских визитов;
• Решение других ситуативных вопросов, связанных с детьми.

Календарь:

• Ведение и актуализация личных календарей руководителей;
• Организация встреч и напоминаний по мере необходимости.

• Опыт работы личным ассистентом, family assistant, business & life assistant от 5 лет;
• Практический опыт работы с личными поручениями, недвижимостью, персоналом, документами и организацией поездок;
• Английский язык на уровне B1–B2 и выше — для организации travel, работы с визовыми вопросами и коммуникации с зарубежными сервисами;
• Уверенное владение Excel и task-менеджерами;
• Навыки систематизации информации и ведения документооборота;
• Организованность, внимательность к деталям и умение одновременно контролировать несколько процессов;
• Готовность самостоятельно решать организационные вопросы в рамках поставленных задач;

• Доход: от 250 000 ₽ на руки + KPI.
• Оформление: самозанятость / ИП, обсуждается с финальным кандидатом;
• Формат работы: гибридный, Москва, район Хамовники;
• График: 5/2, полный рабочий день, с 10:00 до 19:00;
• Дополнительная доступность: возможность оперативно подключаться к срочным вопросам вне рабочего времени. Работа в выходные — редко, только в экстренных ситуациях;
• Командировки: не предусмотрены.

ЭТАПЫ:

1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

2) собеседование с руководителями - онлайн;

3) СБ+полиграф (длительность полиграфа до 3 часов);