Секретарь-делопроизводитель

ООО «РУССКС» специализируется на разработке, производстве и поставке решений для построения структурированных кабельных систем и пассивной ИТ-инфраструктуры.

Приглашаем на работу секретаря-делопроизводителя, который обеспечит системную работу с документами, контроль документооборота и секретарское сопровождение деятельности генерального директора.

Обязанности:

• приём, проверка, регистрация и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• ведение журналов и электронных реестров документов;
• контроль движения документов между работниками и подразделениями компании;
• сканирование, систематизация и размещение документов в электронной системе хранения;
• техническое оформление писем, приказов, распоряжений, служебных записок и других документов на основании согласованных проектов;
• проверка правильности оформления и комплектности документов;
• регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности;
• организация ознакомления работников с внутренними документами;
• ведение реестров локальных нормативных актов и доверенностей, контроль сроков действия доверенностей;
• передача документов генеральному директору на подпись и возврат подписанных документов инициаторам;
• регистрация поручений генерального директора, контроль сроков их исполнения и подготовка сводной информации;
• самостоятельная разработка, согласование, ведение и ежегодная актуализация сводной номенклатуры дел компании;
• определение индексов, наименований и сроков хранения дел;
• консультирование работников по вопросам формирования и хранения документов;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой;
• систематизация и обеспечение сохранности оригиналов документов;
• учёт выдачи оригиналов и контроль их возврата;
• подготовка дел к архивному хранению, составление описей и проектов актов о выделении документов к уничтожению;
• ведение рабочего календаря генерального директора, согласование времени встреч и телефонных переговоров;
• приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений;
• подготовка и подбор документов для генерального директора;
• подготовка проектов деловых писем, запросов и уведомлений по поручению генерального директора;
• приём посетителей и оформление заявок на пропуск;
• обработка обращений, поступающих на общий телефон и адрес электронной почты компании;
• приём, отправка и контроль доставки почтовой и курьерской корреспонденции;
• работа с корпоративной электронной почтой, электронным архивом, Битрикс24 и другими внутренними системами;
• обеспечение доступа работников к актуальным редакциям организационно-распорядительных документов.

Требования:

• высшее или среднее профессиональное образование;
• опыт работы секретарём, делопроизводителем, специалистом по документообороту или на аналогичной должности от 1 года;
• знание правил делопроизводства, регистрации, систематизации и архивного хранения документов;
• практический опыт разработки или ведения номенклатуры дел;
• уверенное владение Microsoft Office и системами электронного документооборота;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать с большим объёмом документов и контролировать установленные сроки;
• внимательность, ответственность, системность и исполнительность;
• готовность соблюдать установленный порядок работы с документами и оригиналами.

• место работы: м. «Парк культуры» / м. «Фрунзенская», 10 минут пешком;
• оклад от 100 000 до 120 000 рублей на руки по результатам собеседования;
• официальное оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
• работа в стабильной российской технологической компании;
• понятная зона ответственности и прямое взаимодействие с генеральным директором;
• возможность выстроить и систематизировать делопроизводство компании.