Административный менеджер

Контроль за функционированием офиса (порядок, техника, связь, доступ, безопасность).

Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, бытовой химии; работа с поставщиками, контроль поставок и остатков.

Составление и контроль бюджета на офисные расходы.

Подготовка регулярных отчетов по офисной деятельности и расходам.

Взаимодействие с администрацией собственника здания (коммунальные вопросы, доступ, пропускная система, договоренности).

Организация приема посетителей: встреча, координация, обеспечение комфортных условий.

Решение, контроль и исполнение задач, поставленных руководителем.

Работа с первичной бухгалтерской документацией:

• взаимодействие с бухгалтерией;

• оплата счетов;

• контроль закрывающих документов (акты, УПД, счета-фактуры и пр.).

Оформление и регистрация внутренних документов:

• документооборот (входящая/исходящая корреспонденция);

• распоряжения, приказы, доверенности и иные документы по деятельности компании.

Ведение документооборота по проектам:

• сбор, регистрация и хранение проектной документации (договоры, спецификации, сметы, графики, акты, переписка);

• контроль версий и актуальности документов по каждому проекту;

• подготовка комплектов документов для внутренних согласований, заказчиков, контрагентов и тендерных процедур;

• ведение реестров и архивов проектной документации (в т. ч. в электронном виде, 1С, ЭДО).

Участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров.

Организация и участие в переговорах (встречи, звонки, протоколирование, фиксация решений).

Административная поддержка по отдельным проектам по поручению директора:

• координация рабочих групп;

• постановка сроков;

• обратная связь и контроль исполнения.

Взаимодействие с заказчиками по организации документооборота.

Оплата счетов, заполнение типовых договоров, работа в системах ЭДО.

Опыт работы административным менеджером, офис-менеджером, помощником руководителя или в аналогичной роли — от 1 года.

Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook; PowerPoint — желательно).

Опыт работы в 1С (документооборот, счета, акты) и системах ЭДО.

Опыт ведения документооборота (в т. ч. по проектам/договорам).

Грамотная письменная и устная речь, аккуратность в оформлении документов.

Умение работать с большим объемом информации, соблюдать сроки и дедлайны.

Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям.

Готовность выполнять разнородные задачи и оперативно реагировать на поручения руководителя.

Зарплату:

на испытательный срок (3 месяца) — 80 000 ₽ на руки;

после испытательного срока — 100 000 ₽ на руки+ премии по результатам работы..

Комфортный офис, понятные задачи.

Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.