Личный ассистент руководителя/Личный помощник

Приглашаем личного помощника руководителя.
Это ключевая роль для обеспечения порядка в расписании, бизнес-процессах и личных/семейных задачах руководителя.

Мы ищем человека, который умеет спокойно работать в условиях высокой интенсивности, быстро менять приоритеты, сохранять корректность при резкой обратной связи и брать на себя ответственность за результат.

Руководитель прямой, требовательный, часто меняет фокус задач — поэтому важны эмоциональная устойчивость, дисциплина и умение не принимать критику на свой счет.

Основные задачи

Бизнес-поддержка руководителя (30%):

• ведение календаря: встречи, звонки, командировки, напоминания, переносы, контроль приоритетов;
• подготовка писем, документов, презентаций, справок, мини-аналитики по запросу;
• контроль исполнения поручений сотрудниками, подрядчиками, партнерами;
• координация рабочих процессов: документы, счета, договоры, статусы, сроки;
• подготовка к совещаниям: материалы, повестки, контакты, ссылки, протоколы;
• взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними исполнителями;
• поддержание порядка в файлах, контактах, задачах и договоренностях;
• обеспечение конфиденциальности информации.

Личные и семейные задачи (70%):

• бронирование билетов, отелей, трансферов, ресторанов;
• организация личных поездок, встреч, событий;
• помощь с бытовыми и организационными вопросами руководителя и членов семьи по согласованному перечню;
• заказ подарков, цветов, поздравлений, памятных дат;
• координация служб: доставка, клининг, администрация бизнес-центра, охрана, IT, ремонтные и хозяйственные вопросы;
• ведение списков, напоминаний, небольших бюджетов по личным расходам, если это предусмотрено ролью;
• оперативное решение нестандартных ситуаций.

Коммуникация и доступность:

• быть на связи в рабочее время и в согласованные окна вне рабочего времени при срочных задачах;
• быстро реагировать на изменения приоритетов;
• вести деловую переписку корректно, грамотно и без эмоциональности;
• сохранять спокойствие при напряженном графике и резкой обратной связи.

Требования к кандидату

• опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, офис-менеджером высокого уровня, помощником в family office, администратором VIP-сервиса или смежных ролях — от 2–3 лет;
• грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;
• уверенный пользователь ПК: MS Office / Google Workspace, мессенджеры, электронная почта, онлайн-бронирования, календари, задачи;
• опыт работы с большим объемом разнородных задач: бизнес + личные поручения + семья;
• высокая стрессоустойчивость: умение спокойно воспринимать критику, не оправдываться агрессивно, не хамить в ответ, переводить негатив в конкретные действия;
• дисциплинированность, пунктуальность, внимание к деталям;
• умение соблюдать конфиденциальность;
• готовность к ненормированному рабочему дню и оперативной связи по срочным вопросам;
• понимание, что руководитель может быть требовательным, прямым и быстро менять решения;
• зрелость, спокойный характер, отсутствие привычки обижаться, спорить «на эмоциях» или перекладывать ответственность.

Будет преимуществом:

• опыт работы с первым лицом компании, собственником бизнеса, топ-менеджментом;
• опыт ведения семейных/бытовых вопросов руководителя;
• знание Москвы, логистики, ресторанов, сервисов, административных процедур;
• опыт бронирования билетов, виз, страховок, отелей, трансферов;
• опыт работы в условиях высокой секретности.

Условия работы

• оформление по ТК РФ;
• испытательный срок — 3 месяца;
• работа в офисе, Москва-Сити, график 5/2, затем возможен гибридный формат работы.
• ненормированный рабочий день в соответствии с трудовым договором;
• готовность к оперативной связи в нерабочее время по срочным задачам — в согласованном режиме, с учетом правил компании и компенсации/отдыха согласно внутренним нормам;
• прямое подчинение руководителю;
• возможность получить сильный опыт в роли личного помощника собственника / топ-менеджера.

Важное примечание для соискателей

Мы не ищем человека, который должен «угождать во всем». Мы ищем профессионального помощника, который умеет решать задачи, сохранять спокойствие, корректно общаться и брать ответственность за результат.
Руководитель требует быстрого и качественного исполнения, может давать резкую обратную связь. Поэтому нам важен человек эмоционально устойчивый, без привычки обижаться, спорить на повышенных тонах или переносить рабочие сложности в личный конфликт.