Офис-менеджер

В процессе работы необходимо:

• Поддержание в офисе чистоты и порядка, оптимального климата, освещения, озеленения офиса, осуществление полива растений.
• Контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности, охраны труда во время работы организации.
• Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования, контроль за работой технического персонала.
• Закупка канцтоваров, офисных принадлежностей, техники, мебели, расходных материалов, рекламно-сувенирной продукции, других ТМЦ, распределение между сотрудниками и рациональное использование перечисленных ценностей.
• Обеспечение офиса водой, напитками, продуктами питания и пр.
• Контроль за сохранностью материальных ценностей, учет их запасов и контроль за их минимальными остатками.
• Управление сервисными контрактами —с арендодателем, клининговой службой, поставщиками и подрядчиками в зоне ответственности.
• Взаимодействие с ИТ-поддержкой, службами закупок, безопасности, бухгалтерией, остальным бэк-офисом при необходимости.
• Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
• Приём и распределение звонков — грамотная маршрутизация входящих звонков, фильтрация нерелевантных контактов, первичная консультация звонящих
• Приём, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами.
• Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.
• Участие в организации корпоративных мероприятий.
• Управление гибридными рабочими процессами — организация hot-desking систем, бронирования переговорных, координация удаленной работы
• Формирование бюджета и смет расходов на офисные нужды.
• Выполнение поручений руководства.

Для Вас мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство: оформление с полным пакетом социальных гарантий, включая отпуск и больничные
• ДМС со стоматологией
• Комфортные кафе и столовые: уютные пространства для общения с коллегами за чашкой кофе, обсуждения совместных проектов и последних корпоративных новостей
• Уникальная атмосфера в команде: разнообразие поколений и культур, способствующее созданию вдохновляющей рабочей среды
• Инвестиции в ваше будущее: повышение компетенций и внедрение лучших мировых практик для вашего профессионального роста
• Возможность посещения бизнес-мероприятий: участие в мероприятиях, способствующих расширению профессиональных связей и знаний
• Корпоративные фитнес-услуги: на площадке корпорации доступны фитнес-залы, залы для занятий йогой, SPA-центры и массажные кабинеты с персональной скидкой для сотрудников
• Поддержка на этапе адаптации: вас будет сопровождать наставник и руководитель, которые помогут вам бережно интегрироваться в коллектив.
  

Требования:

• Опыт административной работы или управления офисным хозяйством — от 1 года. Обязателен опыт взаимодействия с подрядчиками и ведения сервисных контрактов.
• Базовые навыки бюджетирования и планирования расходов на офисные нужды. Опыт учёта материальных ценностей, контроля остатков и организации закупок (канцтовары, расходные материалы, техника, мебель).
• Высокая организованность и внимание к деталям, способность эффективно работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на срочные запросы руководства.

Ждем Ваш отклик!