Специалист по документообороту (учёт студенческого контингента)

МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (МТИ) – один из ведущих вузов, реализующих программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования.

Функциональные обязанности:

• Оформление и сопровождение приказов по учебной и производственной практикам обучающихся: подготовка проектов приказов, сбор и проверка исходных данных, согласование формулировок, контроль комплектности приложений.
• Работа со студенческим контингентом: проверка списков студентов, направляемых на практику; сверка и уточнение персональных и учебных данных (направление подготовки, курс, группа, форма обучения); выявление расхождений между заявками подразделений и данными учётной системы.
• Взаимодействие с сотрудниками деканата и учебными подразделениями: согласование сроков и формулировок приказов, уточнение спорных или неполных данных, оперативное урегулирование вопросов, влияющих на сроки издания документов.
• Ведение учёта и систематизация приказов: регистрация и хранение приказов в электронном и (при необходимости) бумажном виде; поддержание актуальной номенклатуры дел; обеспечение быстрого поиска документов по студентам, подразделениям и периодам.
• Контроль корректности и сроков: проверка приказов на соответствие внутренним регламентам и требованиям законодательства об образовании; отслеживание контрольных сроков подготовки и издания документов; фиксация отклонений и информирование руководителя.
• Консультирование сотрудников и студентов: разъяснение порядка оформления документов, сроков и процедур, связанных с практикой и иными движениями контингента; подготовка типовых ответов и памяток по часто задаваемым вопросам.
• Помощь руководителю в подготовке иных приказов по студенческому контингенту: участие в сборе данных, проверке приложений, формировании сводных таблиц и сопроводительных материалов; подготовка черновиков документов по шаблонам.

Требования к кандидату:

• Внимательность и аккуратность в работе с документами: способность выявлять ошибки и несоответствия в данных, работать с юридически значимыми текстами без искажений.
• Опыт работы с большими массивами данных: умение обрабатывать значительный объём информации без потери точности; навыки структурирования данных, работы со списками и таблицами.
• Коммуникабельность и грамотная речь: вежливость и корректность при взаимодействии со студентами и сотрудниками; умение понятно объяснять процедуры и требования, в том числе в конфликтных или напряжённых ситуациях.
• Готовность к монотонной, однотипной работе и усидчивость: способность длительное время концентрироваться на рутинных операциях, не снижая качества результата.
• Уверенное владение ПК и офисными программами: MS Word, Excel, Outlook (или аналоги), навыки работы с шаблонами, формулами, фильтрами, сводными таблицами; понимание принципов организации файлов и папок.
• Знание основ делопроизводства — преимущество: опыт работы с приказами, распорядительной документацией, номенклатурой дел, регистрацией входящих/исходящих документов.

Что мы предлагаем:

• Стабильную работу в крупном образовательном учреждении с понятными регламентами и поддержкой со стороны руководства.
• Возможность освоить внутренние процессы вуза, включая работу с учётными системами и отчётностью.
• Прозрачные задачи и измеримые результаты: сроки, реестры, контрольные точки.
• Корпоративные возможности МТИ: доступ к внутренним обучающим ресурсам, участие в рабочих группах по оптимизации процессов.
• График: 5/2, в соответствии с режимом работы институт
• Место работы: Московский технологический институт (МТИ)
• Тип занятости: полная занятость