Бизнес ассистент СEO

Архитектурное бюро SIO ищет БИЗНЕС-АССИСТЕНТА руководителя (правую руку, а не офис-менеджера)

Архитектурное бюро SIO с 2007 года создает роскошные интерьеры для жизни и отдыха.

Основатель SIO — Игорь Ситкилов (архитектор, дизайнер России и Европы, автор предметов интерьера, выпускаемых серийно европейскими фабриками-производителями).

Наши объекты — только класс ЛЮКС: квартиры и пентхаусы, частные резиденции, виллы.
Наши клиенты — успешные деловые люди, ценящие время и максимальный уровень сервиса.

Кого мы ищем

Мы в поиске бизнес-ассистента руководителя, который будет не просто исполнять поручения, а обеспечивать эффективную работу руководителя и архитектурного бюро в целом.

Это не вакансия офис-менеджера. Офисные задачи займут не более 20% времени.
Остальное — управление графиком, контроль сотрудников, коммуникация с топ-клиентами и партнерами, участие в бизнес-процессах.

Что действительно важно делать (обязанности)

Бизнес-поддержка руководителя (80% времени)

• Управление рабочим и личным графиком руководителя: планирование встреч, звонков, переговоров, поездок.

• Организация встреч и переговоров (включая подбор локаций, подготовку материалов, встречу гостей).

• Подготовка отчётов, протоколов встреч, презентаций и аналитических материалов.

• Постановка задач сотрудникам от лица руководителя и контроль их исполнения (с ежедневной сверкой дедлайнов).

• Ведение переписки с клиентами и партнёрами от имени генерального директора.

• Сбор и анализ информации, необходимой для принятия решений.

• Делопроизводство, работа с входящей/исходящей корреспонденцией.

• Заказ транспорта, билетов, организация поездок и встреч.

• Обеспечение руководителя необходимой информацией 24/7 (в разумных рамках, при срочных вопросах).

• Внедрение и автоматизация бизнес-процессов внутри бюро.

Офисная поддержка (не более 20% времени)

• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами.

• Контроль работы оргтехники, вызов мастеров.

• Организация работы технического персонала (уборщики, курьеры).

• Контроль оплаты телефонии, интернета, ведение реестра ежемесячных платежей.

• Участие в формировании бюджета на офисные нужды.

• При необходимости — заказ и контроль мелкого ремонта.

Наши ожидания (требования)

• Опыт работы бизнес-ассистентом или личным ассистентом руководителя от 5 лет.

• Опыт работы в крупных компаниях или в премиум-сегменте.

• Понимание, что ассистент — «правая рука», а не «девочка на побегушках».

• Умение решать проблемы без участия руководителя.

• Гибкость, исполнительность, рациональное мышление.

• Пунктуальность, проактивность, желание улучшать процессы.

• Высокая стрессоустойчивость.

• Презентабельный внешний вид, чувство стиля, соблюдение офисного дресс-кода. Вы — лицо архитектурного бюро SIO.

• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM или проектными системами (Битрикс24) — приветствуется.

• Рабочий телефон всегда в зоне доступа, готовность отвечать на звонки и сообщения в нерабочее время (редко, но бывают срочные вопросы).

Кого мы НЕ рассматриваем

• Кандидатов с опытом только офис-менеджера (канцтовары, курьеры, уборщики — это не главное в этой роли).

• Тех, кому нужно согласовывать каждое действие.

• Людей, которые не готовы быть на связи при срочных вопросах.

Условия работы

• Работа в офисе в центре Москвы (между Арбатом и Патриаршими прудами).

• График: 5/2, с 10:00 до 19:00, часовой перерыв на обед.

• Быть постоянно на связи с руководителем (в рабочее время и при срочных вопросах вне его).

• Достойная заработная плата (обсуждается с сильным кандидатом на собеседовании).

• Работа в премиум-сегменте с интересными проектами и топ-клиентами.

Если вы готовы быть правой рукой руководителя, а не просто «человеком на телефоне», ждём ваш отклик с тестовым заданием.