Секретарь / Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация работы офиса:
  • Подготовка новых рабочих мест (обеспечение канцелярией новых работников, осуществление закупки необходимой мебели).
  • Осуществляет прием/распределение звонков. Ведение корпоративной электронной почты (прием, переадресация, отправка писем).
  • Организует эффективное обслуживание посетителей офиса, заказ временных пропусков для посетителей и автомобилей.

• Административная поддержка сотрудников:

  • Заказ такси по Москве.
  • Организация командировок (билеты, гостиницы, такси, отметки в удостоверениях).
  • Обеспечение сотрудников визитками.
  • Взаимодействие с курьерами, клинингом, эксплуатационной службой.
  • Подготовка к переговорам и мероприятиям (тренинги, встречи), заказ переговорных.

• Делопроизводство:

  • Регистрация, оформление и хранение писем и приказов.

• Работа с бухгалтерией:

  • Сбор и сдача авансовых отчетов.
  • Оплата счетов в 1С ERP.
  • Сбор закрывающих документов.

• Учет и хранение ТМЦ (хозтовары, канцелярия):

  • Сбор заявок, анализ цен, закупка у поставщиков.
  • Приемка, учет, выдача и хранение канцтоваров и хозтоваров.
  • Учёт ТМЦ.

• Прочее:

  • Выполнение поручений руководителя.
  • Замена офис-менеджера во время его отсутствия (по необходимости).
  • Обработка входящей/исходящей корреспонденции.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности (администратор офиса, офис-менеджер, специалист АХО) от 1 года.
• Грамотная письменная и устная речь, знание основ делового этикета.
• Умение вести деловую переписку.

• Уверенный пользователь ПК: 1С (ERP, оплата счетов), электронная почта, работа с документами, Excel.

• Знание делопроизводства (регистрация писем/приказов).

• Навыки организации закупок канцелярии и хозтоваров.

• Личные качества: ответственность, многозадачность, внимательность, вежливость, активность.

• Будет преимуществом: знание порядка оформления командировок.

• Опыт заказа билетов, гостиниц, такси.

Условия:

• Официальное трудоустройство: В соответствии с законодательством РФ.
• Офис: Тестовская улица, д. 10, 24 этаж (Северная башня).
• Режим работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (офис).
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Достойная оплата: Оклад + премия по результатам работы (обсуждается на собеседовании).
• Комфортные условия труда.
• Расширенный ДМС и страхование жизни (после испытательного срока).

Дополнительно:

• Длительность собеседования ~1 час 30 мин.
• Есть дресс-код (Офисный стиль).