- Ведение внешнего и внутреннего электронного документооборота в полном объеме: регистрация входящей/исходящей документации, приказов, служебных записок, доверенностей и т.п.
- Отправка документации
- Отправка/получение корреспонденции на почте;
- Встреча гостей (чай, кофе);
- Ознакомление сотрудников с приказами;
- Систематизация и оформление писем, приказов в архив, составление описи дел.
- Взаимодействие с сотрудниками Общества и представителями подрядных организаций;
- Выполнение поручений руководителя.
- Контроль выполнения текущих ежедневных поручений руководителя;
- Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
- Взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами;
- Заказ пропусков;
- Заказ авиа/жд билетов; бронирование гостиниц;
- Анализ и резюмирование входящей документации.
- Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
- Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации.
- Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении.
- Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов.
- Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
- Выполнение иных поручений руководителя в рамках своей компетенции.
- Высшее образование.( приветствуется опыт работы с исполнительской дисциплиной.)
- Грамотная устная и письменная русская речь обязательно.
- Системное мышление, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность.
- Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность.
- Знание ПК (Excel, Word, текстовые, табличные и графические редакторы) на уровне продвинутого пользователя.
- Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма.
- Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость.
- Уровень оплаты обсуждается на собеседовании
- Полностью "белая" заработная оплата
- Официальное оформление по ТК РФ (оплачиваемые отпуска и больничные)
- График работы 5/2 с 8:00 до 17:00
Похожие вакансии
Опыт аналогичной работы не менее 1 года. Знания правил сервировки и этикета подачи горячих и холодных напитков.
Опыт работы офис-менеджером или аналогичной должности от 1 года. - Опыт работы с договорами, счетами, реализациями, поступлениями. - Знание основ логистики...
Грамотную устную и письменную речь. Уверенное владение компьютером (Word, Excel, электронная почта — на уровне продвинутого пользователя). Знание основ делопроизводства.
Приветливость , доброжелательность, добросовестное отношение к работе, инициативность, организационные навыки. Умение ладить с офисной техникой (тел, принтеры и т.д).
Высшее образование. Свободное знание испанского языка: письменная и устная речь. Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь, исполнительность, аккуратность.