Офис-менеджер

«Административная поддержка работы офиса, организационно-исполнительская работа:

Поддержание порядка и чистоты в офисе, (контроль работы уборщиц).

Прием и распределение входящие звонков.

Регистрация и контроль исполнения поручений руководства.

Закупка ТМЦ для нужд офиса (канцтовары, мебель и прочее).

Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц и т.д.).

Поиск, обработка и предоставление информации во внешних источниках информации (контрагенты, сеть интернет) по запросам Руководства.

Ведение и актуализация различных списков, реестров и графиков.

Сбор данных от сотрудников статусов выполнения поставленных задач.

Организация проведения совещаний и контроль участия приглашенных сотрудников.

Ведение протоколов совещаний и их учет.

Взаимодействие с арендодателем по хозяйственным вопросам.

Контроль телефонной связи в компании (проверка баланса на телефонах, пополнение счетов телефонии и интернета).

Организация корпоративных мероприятий.

Поиск и подбор персонала (поиск кандидатов на различные вакансии, проведение первичных собеседований по телефону).

Периодические поездки по делам компании (почта, банк, гос. органы и т.д.).

Ведение шоу-рума, инвентаризация товарных ценностей.

Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.

Прием гостей/партнеров (чай/кофе).

«Ведение документооборота»:

Отправка и получение корреспонденции, ведение её учета.

Подготовка проекты распорядительных (распоряжений, приказов) и других документов.

Ведение учета изданных приказов/распоряжений, контроль их исполнения сотрудниками.

Работа с бумажными документами: хранение, учет, согласование, ведение реестров, копирование, сканирование, сшивка, архивирование.

Внесение необходимых данных в различные информационные системы.

Регистрация, учет и хранение договоров по своему направлению деятельности.

Взаимодействие с контрагентами по сбору, согласованию документов с контрагентами.

Работа с первичными учетными документами (1С 8.2, тов. накладные, счета, проведение реализаций, оформление доверенностей).

• Уверенное владение Microsoft Office.
• Навыки деловой переписки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность.
• Исполнительность.
• Ответственность.

• Рабочее место: г. Москва, ул.Касаткина 3А к.7
• Испытательный срок: месяца с момента выхода на работу.
• Отпуск 2 раза по 2 недели
• 5/2(9-18ч)