Помощник / ассистент руководителя

Ищем бизнес-ассистента для основателя ивент-агентства 2B Communication Group (удаленно+выезды/гибрид, Москва и МО).

Руководитель с командой уже более 12 лет организовывают мероприятия различного уровня — от камерных событий на 100 человек до масштабных проектов на 2000 участников. Основная специализация — B2B-ивенты, а также проекты в сегментах B2G и B2C, в том числе и международные проекты.

В портфолио — работа с Газпром, Манго Телеком, выставка "Россия" на ВДНХ, госзакупки и IT-компании. Среди ярких кейсов — "Неделя высокой моды" с большой ТВ- и PR-кампанией, спартакиада на 2000 человек и мн.др. Сейчас агентство активно развивает новые направления и масштабирует международные проекты.

Что делать:

— Выполнение бизнес (95%) и личных (5%) поручений руководителя
— Административная и организационная поддержка: ведение задач в трекере YouGile (самостоятельная постановка задач, фиксация сроков, контроль дедлайнов), синхронизация Google Календаря, планирование встреч, работа с документами — составление и редактирование смет, счетов, заявлений на возврат, подготовка договоров и актов с пониманием бизнес-логики
— Ведение небольших заказов постоянного клиента от А до Я: поиск подрядчиков (изготовители атрибутики), сбор предложений, презентаций, коммуникация с клиентом от получения ТЗ до финала сделки, доработка по правкам и доведение до согласования
— Travel-поддержка и организация выездных мероприятий: покупка билетов, поиск отелей, продумывание поездок с трансферами, таймингом и сметами; поиск площадок под клиентские выезды (например, яхты + отель в конкретной локации на 15 человек на 3 дня) — от подбора вариантов до готового предложения
— Коммуникация с командой агентства, подрядчиками разного уровня и B2B-заказчиками: четкое донесение целей, цен, сроков и уровня срочности, фиксация договоренностей, взаимодействие с уровнем "руководитель минус один" для согласований
— Аналитика и работа с информацией: активная работа в Excel (сметы, расчеты, таблицы), быстрый поиск и структурирование данных, аналитика подрядчиков и площадок, поиск отраслевых конференций с ЦА агентства
— Участие в стратегических инициативах: внедрение CRM-системы (одна из ключевых задач роли), работа с копирайтерами и кастдевами; подготовка презентаций (PP, Figma/Canva/Photoshop) на базовом уровне, использование GPT и ИИ-инструментов для автоматизации рутины
— Личные задачи (около 5%): эпизодически — срочный поиск билетов, бронирование гостиниц, помощь с форс-мажорами, удаленная настройка техники, запись на ТО или к врачу

Что важно:

— Территориально: Москва (преимущественно удаленка с приездом в офис 1–3 раза в месяц по задачам) либо ближнее Подмосковье с гибридом и заранее закрепленными офисными днями
— Полная занятость без совмещений и параллельных проектов; своя техника, предпочтительно macOS/iOS
— Опыт работы бизнес-ассистентом / личным ассистентом первого лица с реальной операционной нагрузкой; понимание ивент-сферы (event/MICE/PR/организация мероприятий в агентстве или в штате) — сильное преимущество, чтобы не учить сферу с нуля
— Уверенное владение инструментами: Excel (сметы и расчеты), PowerPoint (PP), Google Календарь, YouGile или аналогичные трекеры, CRM-системы (опыт внедрения — большой плюс), Figma/Canva/Photoshop на базовом уровне (аккуратно и красиво), GPT и ИИ-инструменты (промпты, автоматизация рутины)
— Понимание бизнес-процессов: зачем подписываются документы, счета, акты, как устроена логика согласований
— Самоорганизация, тайм-менеджмент и стабильная связь — работа на удаленке требует железной дисциплины и умения держать большой объем задач перед глазами
— Главное — мышление: нужен проактивный партнер с критическим и системным мышлением, который из хаотично прилетающих задач строит систему, сам ставит задачи в трекер и фиксирует сроки, приходит с готовыми вариантами решений вместо вопросов, понимает, кого подключить, и относится к работе как к личному проекту с предпринимательским запалом и "здоровой тревожностью"
— Живость, смекалка, чувство юмора, ответственная жизненная позиция, честность и открытость — в том числе с собой; умение держать удар и работать в высоком темпе
— Языки (будут плюсом, но не обязательны): английский на базовом уровне (международные проекты, созвоны, сметы); итальянский — для проекта в Италии

Что предлагаем:

— Фин.мотивация: оклад 120 000-130 000 руб. на испытательный срок, далее итоговый доход 140 000-180 000 руб. с KPI и бонусами с проектов
— Оформление: ГПХ / самозанятость / ИП
— Формат и график работы: 5/2, будни, с 10:00 до 20:00; в выходные стараются не дергать, но нужна готовность к форс-мажорам ивент-специфики. Испытательный срок 2–3 месяца
— Офис: Москва; приезды по задачам 1-3 раза в месяц, гибко
— Прямая работа с первым лицом: ежедневное взаимодействие с основателем агентства — экспертом ивент-индустрии с 12+ лет опыта, двумя высшими и степенью коуча ICF; партнерская культура, со-творчество, без "воспитательной работы"
— Участие в масштабировании: уникальная возможность выстраивать бизнес-процессы, CRM и команду с нуля — не заходить в готовую жесткую структуру, а строить системную компанию вместе с основателем
— Международное направление: участие в работе ивент-туристического проекта в Италии — редкий опыт международной ивент-работы
— Кейсы федерального масштаба: проекты для крупнейших корпоративных заказчиков, ТВ- и PR-кампании, мероприятия на 2000 участников
— Перспектива роста: руководитель проектов, руководитель отдела, управленческие позиции — руководитель прямо заявляет о желании выращивать людей на управленческие роли
— Обучение и развитие: внутреннее обучение в агентстве, прозрачная коммуникация, партнерская среда и возможность кратного профессионального роста в ивент-сфере