Офис-менеджер

Мы ищем офис-менеджера, который возьмет на себя организацию повседневной работы нашего московского офиса и станет человеком, благодаря которому все административные процессы будут работать четко и без сбоев. Для нас важно, чтобы в офисе всегда был человек, способный быстро решить возникающие вопросы, поддерживать порядок и создавать комфортные условия для работы команды.

Чем предстоит заниматься

• Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса: закупка канцелярии, хозяйственных товаров и других необходимых для работы материалов, контроль наличия необходимых расходных материалов, поддержание порядка, комфорта и эффективной работы офиса.
• Организация и контроль административно-хозяйственной деятельности офиса: взаимодействие с арендодателем, поставщиками, клинингом, почтовыми и курьерскими службами, другими подрядчиками, участие в организации аренды новых офисных помещений при необходимости, контроль своевременной передачи счетов и документов в бухгалтерию.
• Ведение документооборота: прием, регистрация, отправка, сканирование, копирование и архивирование документов, подготовка, печать, организация подписания и передачи кадровых и иных документов сотрудникам, контроль своевременного оформления документов.
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников совместно с HR и IT-службой, организация выдачи техники, пропусков и необходимых материалов, оформление документов о выдаче.
• Организация встреч посетителей и внутренних совещаний.
• Выполнение административных и организационных поручений руководства.
• Ведение учета офисного имущества, техники, расходных материалов, корпоративных подписок и используемых компанией сервисов, контроль их своевременного пополнения и продления.
• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников и других внутренних активностей компании.

Наши ожидания

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, координатором офиса или на аналогичной должности от 1 года
• Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel), желательно опыт работы с Google Workspace, Zoom
• Навыки ведения документооборота и организации административных процессов
• Умение самостоятельно организовывать свою работу, расставлять приоритеты и доводить задачи до результата
• Внимательность, ответственность, организованность и высокий уровень самоорганизации
• Грамотная устная и письменная речь
• Доброжелательность, инициативность и умение находить общий язык с людьми
• Готовность большую часть рабочего времени находиться в офисе

• Официальное оформление по Трудовому кодексу РФ
• Испытательный срок — 3 месяца
• Работу в современном офисе в центре Москвы
• Гибкое начало рабочего дня (важнее присутствие в офисе и результат, чем строго фиксированное время начала работы)
• Работу в стабильной компании с возможностью участвовать в развитии внутренних процессов
• Поддержку команды и комфортную рабочую атмосферу