Секретарь/офис-менеджер/Специалист по административному сопровождению внутреннему контролю

Обязанности:​​

• Оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике;
• Выполнение поручений руководителя;
• Обеспечение ежедневной работы офиса: заказ канцелярии, хозяйственных товаров, воды, контроль порядка, оргтехники и взаимодействие с подрядчиками;
• Дружелюбная встреча клиентов, гостей и посетителей компании;
• Подготовка совещаний и встреч: организация переговорных, чай/кофе, необходимые материалы, заказ пропусков для клиентов, гостей и сотрудников компании;
• Прием, распределение и отправка входящей/исходящей корреспонденции, организация курьерской доставки;
• Ведение документооборота между компаниями, сотрудниками, подразделениями и контрагентами;
• Подготовка, сбор и систематизация документов, отчетов, справок, служебных записок и материалов для руководства;
• Ведение реестров: доверенности, доступы, имущество, документы, архив, поручения, служебные проверки;
• Контроль сроков действия доверенностей, NDA, пропусков, доступов, договоров и иных корпоративных документов;
• Сопровождение приема, перевода и увольнения сотрудников в части выдачи/возврата имущества, документов, пропусков и контроля открытия/закрытия доступов;
• Участие в инвентаризациях, оформление и ведение сопутствующей документации;
• Участие в служебных проверках, сбор информации и подготовка материалов для руководства;
• Помощь в проверке сотрудников, кандидатов и контрагентов в рамках установленных процедур;
• Контроль хранения оригиналов документов и ведение архива компании;
• Участие в разработке и актуализации внутренних регламентов, инструкций и положений;
• Подготовка выводов, предложений, аналитических справок и проектов заключений по вопросам правового характера для руководства;
• Организация командировок: билеты, гостиницы, маршруты, закрывающие документы;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий;
• Напоминание о днях рождения партнеров, коллег и значимых датах компании;
• Выполнение поручений руководителя, связанных с административным сопровождением, внутренним контролем и документооборотом.

Требования:

• Опыт работы в административной, офисной, юридической, документальной или контрольной функции будет преимуществом;
• Знание основ делопроизводства и документооборота;
• Умение работать с документами, реестрами, таблицами, отчетами, служебными записками и деловой перепиской;
• Уверенное владение MS Office: Word, Excel, Outlook; умение быстро искать и систематизировать информацию;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность и исполнительность;
• Умение работать в режиме многозадачности и контролировать несколько процессов одновременно;
• Способность соблюдать сроки, вести учет и доводить задачи до завершения;
• Понимание важности конфиденциальности, коммерческой тайны и аккуратной работы с внутренними документами компании;
• Умение корректно общаться с руководством, сотрудниками, клиентами, контрагентами, подрядчиками и представителями организаций;
• Готовность выполнять как офисно-административные задачи, так и задачи по документообороту, внутреннему контролю и подготовке материалов для руководства;
• Готовность обучаться внутренним процедурам компании и работать по установленным регламентам, чек-листам и поручениям руководителя;
• Готовность к служебным командировкам при необходимости;
• Юридическое образование или опыт работы помощником юриста, делопроизводителем, офис-менеджером, административным координатором, специалистом по документообороту или внутреннему контролю будет преимуществом;
• Презентабельный внешний вид.

Что мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ;
• Работа в комфортном офисе в БЦ "Омега Плаза" в 5 минутах от м. “Автозаводская”;
• Удобный график работы 5/2 с 9.00 до 18.00, возможны редкие задержки или вечерние поручения по служебной необходимости, по предварительному согласованию.