Офис-менеджер

Компания «Алексеев-Акватек» – лидер в области проектирования и производства полного цикла систем для выращивания рыбы. Мы реализуем комплексные проекты – от разработки концепции до сервисного сопровождения.

Наша команда - это сплоченный, молодой и динамичный коллектив, в котором объединены инженеры, программисты, производственники и менеджеры. Мы ценим взаимопомощь, честность, непрерывное развитие и реализацию самых смелых технических идей.

Кого мы ищем:

Мы ищем ответственного и системного офис-менеджера, который возьмёт на себя всё, что связано с жизнеобеспечением офиса и административной поддержкой. Человека, который не ждёт указаний, а видит, что нужно сделать, и делает это качественно и вовремя. Того, кто наводит порядок без напоминаний, организует процессы так, чтобы они работали сами, и создаёт условия, в которых коллеги могут заниматься своей работой, не отвлекаясь на бытовые и организационные вопросы.

Обязанности:

Организация работы офиса:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: чистота, порядок, наличие расходных материалов (вода, канцелярия, хозтовары).
• Контроль мини-кухни, взаимодействие с клининговой службой.
• Организация рабочего места для новых сотрудников (стол, стул, канцелярия, пропуск).
• Приём и распределение звонков, писем, документации.
• Встреча посетителей, соблюдение делового этикета.

Закупки и обеспечение (офис и производство):

• Планирование и обеспечение закупок для офиса и производственных нужд.
• Работа с сервисами: ВкусВилл, Купер, РЖД — заказ, выставление счетов, направление их в оплату.
• Контроль счетов и своевременная оплата по всем закупкам в зоне ответственности офис-менеджера.
• Контроль и обслуживание оргтехники, ведение учёта и закупка офисного оборудования
• Ведение работы в 1С по закупкам, счетам и оплатам.
• Контроль балансов по сервисам, своевременное пополнение.
• Взаимодействие с поставщиками (канцелярия, вода, продукты, хозтовары).
• Контроль остатков расходных материалов, своевременное инициирование закупок.

Документооборот:

• Регистрация, хранение, заведение в 1С входящей и исходящей документации.
• Ведение реестров договоров и корреспонденции.
• Контроль согласования документов, передача на подпись.
• Travel-поддержка:
• Бронирование билетов и гостиниц согласно travel-политике компании.
• Работа с сервисами бронирования, контроль лимитов и согласований.

Административная поддержка:

• Заказ пропусков постоянных и временных.
• Контроль соблюдения регламентов офиса.
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

Высшее образование.

Опыт работы офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или на аналогичной должности от 1 года.

Уверенное владение 1С (закупки, счета, оплаты, документооборот).

Опыт работы с закупками и взаимодействия с поставщиками.

Опыт выставления и контроля счетов, работы с оплатами.

Способность быстро переключаться между задачами.

Аккуратность, системность и организованность.

Знание ПК — уверенный пользователь (офисные программы, почтовые программы, интернет), знание оргтехники.

Знание основ документооборота, правил написания и оформления деловой переписки.

Деловой этикет, навыки делового общения.

Грамотная устная и письменная речь.

Умение чётко и быстро выполнять поручения.

Аккуратность, отзывчивость и ответственность.

Коммуникабельность и вежливость.

Обучаемость.

Дисциплинированность, пунктуальность, внимательность к деталям, организационные навыки.

Активная жизненная позиция.

Условия:

• Официальное оформление с первого дня;
• Полностью белая заработная плата два раза в месяц;
• График 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Офис: м. Текстильщики, шаговая доступность;
• Офис класса А;
• Компенсация обедов 50% (заказываем ежедневно во Вкусвилл, по желанию);
• Фрукты, кофе, чай за счёт компании;
• Возможность карьерного роста до бизнес-ассистента руководителя и операционного директора.

Если дочитали до конца — напишите в отклике первым сообщением:
«Порядок начинается с меня»