Офис-менеджер

MASKOHOLIC — российский бренд косметики, который развивается, создаёт новые продукты и растёт вместе со своей командой.

Мы ищем офис-менеджера, который станет важной частью нашей команды и поможет сделать рабочие процессы удобными, организованными и комфортными для всех.

Это позиция для человека, который любит порядок, умеет решать разноплановые задачи, проявляет инициативу и получает удовольствие от того, что благодаря ему всё работает как часы.

Чем предстоит заниматься:

Организация работы офиса:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса: закупать канцелярию, расходные материалы и оборудование, контролировать состояние офисной техники.

• Создавать комфортную атмосферу для сотрудников и гостей, ежедневно подготавливать офис к началу рабочего дня.

• Принимать звонки, работать с входящей и исходящей документацией, взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами.

• Организовывать встречи и переговоры, готовить переговорные комнаты к приёму гостей.

• Взаимодействовать с административно-хозяйственной службой (АХО) бизнес-центра по вопросам эксплуатации и обслуживания офиса, оформления пропусков и решения текущих организационных вопросов.

• Контролировать оплату двух закреплённых за компанией парковочных мест и взаимодействовать с администрацией бизнес-центра по вопросам парковки.

• Вести учёт офисных расходов, контролировать бюджет и готовить финансовую отчётность.

• Следить за соблюдением офисных стандартов и требований безопасности.

Поддержка команды и HR-процессов:

• Сопровождать выход новых сотрудников: координировать подготовку рабочих мест, оборудования, корпоративных аккаунтов и необходимых доступов.

• Организовывать оформление пропусков для сотрудников через АХО бизнес-центра.

• Обеспечивать подписание кадровых и иных внутренних документов с новыми и действующими сотрудниками в рамках предоставленных полномочий и во взаимодействии с HR-отделом.

• Участвовать в адаптации новых сотрудников: проводить welcome-встречи, помогать в онбординге и знакомстве с внутренними процессами компании.

• Участвовать в HR-процессах, включая проведение exit-интервью.

• Организовывать корпоративные мероприятия, праздники и поздравления сотрудников.

• Помогать команде в подготовке маркетинговых мероприятий и коммерческих материалов.

• Администрировать внутренние рабочие сервисы (Битрикс24, Google Workspace), корпоративные аккаунты и доступы, включая сервисы на базе искусственного интеллекта.

• Поддерживать порядок в рабочих чатах и внутренних коммуникациях.

Поддержка отдела продукта:

• Принимать и вести учёт образцов косметической продукции от производственных площадок, формировать наборы для тестирования и отправки.

• Помогать в организации потребительского тестирования косметики: формировать группы тестировщиков, координировать их участие и сопровождать процесс тестирования.

• Организовывать отправку образцов через СДЭК и контролировать доставку.

• Собирать обратную связь от участников тестирования, систематизировать результаты в таблицах и готовить краткие выводы для команды.

Административная поддержка руководства:

• Вести календарь руководителя, организовывать встречи и переговоры.

• Организовывать командировки: бронировать билеты, отели и оформлять необходимые документы.

• Вести учёт рабочего времени личного водителя генерального директора (план/факт), формировать сводные данные и передавать их руководителю отдела персонала для расчёта и выплаты премий.

• Помогать в подготовке семейных мероприятий и праздников руководителя, оказывать поддержку в решении персональных организационных вопросов и поручений.

• Готовить отчёты и оказывать административную поддержку текущим бизнес-процессам.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя.

• Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Excel и готовность быстро осваивать новые сервисы.

• Опыт организации административно-хозяйственных процессов, работы с документами и взаимодействия с подрядчиками.

• Умение работать в режиме многозадачности, самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата.

• Внимательность к деталям, организованность и ответственность.

• Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и грамотную письменную и устную речь.

• Проактивность: способность не только выполнять поручения, но и замечать, что можно улучшить.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с Битрикс24, Google Workspace и нейросетями.

• Опыт организации корпоративных мероприятий, командировок и участия в HR-процессах.

• Опыт взаимодействия с административными службами бизнес-центров.

• Опыт работы с образцами продукции, организации тестирований или сбора обратной связи.

Что предлагаем:

• Работу в развивающемся косметическом бренде MASKOHOLIC.

• Дружную, молодую команду, где помогают друг другу, ценят инициативу и поддерживают новые идеи.

• Красивый, современный и комфортный офис в центре Москвы — всего 5 минут пешком от метро «Чистые пруды».

• График работы 5/2, офисный формат.

• Скидки на косметику нашего бренда.

• Разнообразные задачи и возможность развиваться в административном направлении, HR.

• Оформление по срочному трудовому договору на период отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника (декретная ставка). У тебя еще впереди 3 года работы в команде:)

Нам важно найти не просто человека, который поддерживает порядок в офисе, а коллегу, с которым команде будет комфортно работать каждый день.

Если тебе нравится организовывать процессы, помогать людям и видеть результат своей работы — будем рады познакомиться!