Офис-менеджер

Обязанности:

1. Документационное обеспечение деятельности организации

- Организация/поддержание делопроизводства и документооборота;

- Разработка, корректировка и внедрение организационных документов, регламентов и инструкций.

2. Организационное обеспечение деятельности организации

- Прием и распределение входящих звонков;

- Администрирование корпоративной почты;

- Административная и организационная, информационная поддержка руководителей;

- Информационная поддержка сотрудников;

- Ведение календарей по разным задачам;

- Заявки на пропуска посетителей и машин.

3. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации

- Организация приема, учета, хранения и выдачи ТМЦ;

- Обеспечение материальной базой и подготовка рабочего места нового сотрудника;

- Администрирование офисных помещений, складских помещений и территорий;

- Взаимодействие с Арендодателем по вопросам жизнеобеспечения офиса, оформление пропусков, пролонгации договора и иным вопросам связанных с арендой;

- Контроль за качеством уборки помещений и мест общего пользования;

- Полная Travel-поддержка: оформление виз, заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ подотчетных сумм, оформление АО и их учет;

- Оформление доверенностей.

4. IT – обеспечение

Контроль оплат и поддержание работ принтеров, роутеров( интернет от МГТС), Манго-телефонии в офисе, Zoom, sim-Мегафон.

6. Event – обеспечение

- проработка концепции, поиск исполнителей и заказ сувенирной продукции;

- подготовка и организация праздников;

- поиск места проведения, разработка плана посадки и меню, трансфера;

- поиск идей и организация закупки подарков на праздники и дни рождения;

- создание и отправка писем-поздравлений с праздниками и днями рождения сотрудников.

Требования:

Разговорный и письменный английский (звонки по Trevel части)

Высокая скорость реакции

Активность

Высокая самоорганизация

Стрессоустойчивость

Желание улучшать микроклимат вокруг себя

Внимательность к деталям

Способность просчитывать риски

Требования:

• Опыт работы с 1С
• Разговорный и письменный английский

• Как преимущество: знания в IT и HR сфере; опыт работы в 1С.

Условия:

• Рабочие часы: с 10:00-19:00 (может корректироваться)
• Возможна частично удаленная работа
• Быть на связи 24/7 (касается сопровождения командировок)
• Офис в 15 минутах от ст. Ботанический сад
• На территории БЦ есть столовая
• Денежное вознаграждение по договоренности, исходя от компетенций и возможности взять на себя доп. функционал

• Отсутствие бюрократии

• Подарки на праздники и значимые события