Офис-менеджер

• Прием, фильтрация и оперативная маршрутизация входящих телефонных звонков на сотрудников и профильные подразделения компании.
• Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей почты, работа с курьерскими службами и ведение базового архива документов. Кадровое содействие: сбор, подписание и оперативная отправка локальных кадровых документов сотрудников в удаленный отдел кадров головного офиса.
• Встреча и сопровождение клиентов и партнеров компании в соответствии с деловым этикетом, а также своевременный заказ пропусков для посетителей.
• Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (включая контроль чистоты, исправности мебели и техники, а также координацию ремонтных и сервисных служб), контроль остатков и планирование закупок с целью обеспечение бесперебойного снабжения офиса расходными материалами, канцелярией, бытовой химией и продуктами для coffee-point.
• Взаимодействие с клиентами: оперативный прием, обработка входящих обращений клиентов по вопросам сервиса.
• Работа с номенклатурной базой выпускаемой компанией продукции.
• Оформление договоров, рекламаций, заявок на ремонт и ведение сопутствующей сервисной документации.
• Координация с производством: оперативное взаимодействие с производственной площадкой для передачи неисправных деталей и организации поставок новых компонентов.
• Аналитика и отчетность: сбор информации, анализ объемов и номенклатуры неисправного оборудования, составление регулярной управленческой отчетности для оптимизации сервиса.

Требования:

1. Образование: высшее.
2. Опыт работы: от 3-х лет
3. Знания, навыки, квалификация:

• Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, сервисный менеджер, секретарь).
• Грамотная устная и письменная речь, четкая дикция и знание правил телефонного и делового этикета при общении с клиентами и партнерами.
• Базовые знания делопроизводства, внимательность при проверке и подписании документов, а также опыт взаимодействия с удаленными подразделениями.
• Уверенное владение ПК (MS Office, Google Документы), навыки работы с оргтехникой.
• Опыт работы в 1С и CRM: ведение задач в Битрикс24, заведение контрагентов и выгрузка первичных документов (акты, накладные) в 1С.
• Опыт или способность эффективно вести учет расходных материалов, планировать закупки и вести конструктивные переговоры с поставщиками услуг.

• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня; заработная плата, все отпускные, больничные и праздники согласно законодательству РФ;
• Профессиональный и личностный рост в рамках компании;
• Формат работы: с 9:00 до 18:00, суббота/воскресенье – выходные дни;
• Расположение офиса: г. Москва, Смольная 14, (м. Речной Вокзал)