Бизнес-ассистент генерального директора

ВАЖНО:

Компания по оптовой продаже нефтепродуктов, смазочных материалов и технических жидкостей (штат 30 человек).

Ищем ассистента, который возьмёт на себя операционную поддержку директора, освободит его от рутины и будет держать под контролем все административные и коммуникационные потоки.

ОСТАВЛЯЙТЕ ОТКЛИК ЕСЛИ РАБОТАЛИ С АНАЛОГИЧНЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ.

Чем предстоит заниматься:

· Контролировать выполнение поручений директора по подразделениям, вести реестр задач и напоминать ответственным о сроках.

· Обеспечивать внешнюю и внутреннюю коммуникацию: отвечать на звонки, письма, координировать взаимодействие между отделами и внешними контрагентами по поручению руководителя.

· Управлять электронной почтой директора и корреспонденцией: фильтровать, сортировать, направлять адресатам, контролировать получение/отправку важных писем.

· Оформлять документооборот: готовить исходящие письма, акты, счета, проверять правильность заполнения и наличие виз, контролировать цены в первичных документах (сверка с прайсом).

· Готовить и отправлять договоры контрагентам, отслеживать их подписание и возврат, следить за соблюдением ключевых условий (сроки, объёмы) и информировать директора о рисках.

· Организовывать совещания, встречи и переговоры: планировать календарь, бронировать переговорные, готовить материалы, вести и рассылать протоколы.

· Участвовать в решении рекламационных вопросов с покупателями — собирать информацию, подключать профильные отделы, контролировать сроки ответов, следить, чтобы конфликты не эскалировались.

· Обеспечивать решение всех организационных вопросов деятельности директора: командировки, заказ билетов, трансфер, организация мероприятий, взаимодействие с административными службами.

Наши ожидания:

· Опыт работы ассистентом руководителя (или в офисе) от 1,5–2 лет, желательно в B2B-сфере.

· Отличное владение деловым этикетом, грамотная устная и письменная речь.

· Уверенный пользователь MS Office, почтовые приложения, 1С Управление торговлей, таск-менеджерами, мессенджерами, группами, чатами, электронным документооборотом — приветствуется.

· Готовность всегда быть на связи в рабочее время для решения оперативных вопросов.

· Внимательность к деталям, многозадачность, структурированность, коммуникабельность, оперативность, ответственность, стрессоустойчивость, доброжелательность.

Условия:

· Место работы: г. Москва, м. Университет (офис работодателя).

· График: полный день, 5/2, с 8-9 до 17-18.

· Оформление: по ТК РФ, соцпакет, оплата больничных и отпусков.

· Зарплата: · Заработная плата: достойная, выплаты 2 раза в месяц (обсуждается на собеседовании), премии и бонусы по итогам месяца/квартала/года.

· Испытательный срок: 3 месяца.

· Возможности: работа напрямую с первым лицом, участие в реальных бизнес-процессах, профессиональный рост в рамках административного направления.

Ключевые навыки: документооборот, деловая переписка, контроль поручений, организация встреч, работа с договорами, координация коммуникаций.