Офис-менеджер

Фонд борьбы с инсультом ОРБИ — первый профильный фонд, который занимается проблемой инсульта в России. Уже более 10 лет фонд реализует программы адресной помощи пациентам и их семьям, развивает реабилитационные практики, обучает специалистов и ведет масштабную информационную работу по профилактике инсульта.

В команде фонда вы будете:

• обеспечивать ежедневную работу офиса и взаимодействовать с курьерской службой, клинингом, хаус-мастером, управляющей компанией, интернет-провайдером и другими подрядчиками;
• взаимодействовать с подрядчиками по административным вопросам: запрашивать и собирать необходимые документы, передавать информацию коллегам, ставить задачи на оплату и контролировать их движение;
• принимать и отправлять корреспонденцию, следить за электронной почтой по административным вопросам;
• обеспечивать электронный и бумажный документооборот: собирать, систематизировать и архивировать документы, следить за их подписанием и хранением;
• организовывать подписание документов у генерального директора, в том числе при необходимости передавать документы в его офис;
• работать в CRM-системе, вести рабочие таблицы и поддерживать информацию в них в актуальном состоянии;
• принимать входящие телефонные звонки и помогать с первичной маршрутизацией обращений;
• заботиться о том, чтобы в офисе было всё необходимое для комфортной работы команды: заказывать канцелярию, хозяйственные товары, воду, кофе, молоко и другие продукты;
• помогать коллегам в решении текущих организационных и рабочих вопросов — от небольших бытовых задач до поручений, которые требуют быстро разобраться в ситуации и найти решение;
• помогать в подготовке мероприятий фонда и выполнять поручения руководителя.

О вас:

• вы внимательны к деталям и умеете создавать вокруг себя порядок, красоту и уют;
• замечаете, что можно сделать удобнее или лучше, и не боитесь предлагать свои идеи;
• умеете держать в фокусе много разных задач и контекстов, определять приоритеты и ничего не терять;
• ответственно относитесь к договорённостям и срокам;
• спокойно работаете с большим объёмом информации и несколькими задачами одновременно;
• умеете самостоятельно разобраться в новом вопросе и понимаете, к кому обратиться, если нужна помощь;
• уверенно работаете с электронными документами и таблицами;
• опыт работы с CRM-системами будет преимуществом.

Условия:

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• заработная плата — от 80 000 рублей на руки после испытательного срока;
• график работы 5/2, с 10:00 до 18:00;
• после успешного прохождения испытательного срока возможен гибкий график присутствия в офисе;
• уютный офис в центре Москвы, в 5 минутах ходьбы от метро Студенческая

Просим рассказать в сопроводительном письме, почему вам было бы интересно присоединиться к команде фонда.