Офис-менеджер

Мы — B2B-поставщик FMCG в крупнейшие федеральные сети России (X5 / «Пятёрочка» и «Перекрёсток», «Магнит», «Лента»). Компания растёт кратно, вместе с ней растёт и объём организационных задач вокруг офиса и руководителей — и эта область заслуживает отдельного профессионала, а не распределения между разными людьми по остаточному принципу.

Мы хотим, чтобы за офисом и календарём руководителей стоял один человек, который знает всё заранее и держит вопрос под контролем — от бронирования командировки до пропуска для гостя.

Мы ищем офис-менеджера, который возьмёт весь административный контур под свою ответственность — от снабжения офиса и документооборота до личного календаря и командировок первых лиц — и станет тем, на кого можно полностью положиться.

Что нужно делать

• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, расходных материалов, чай/кофе — так, чтобы в офисе никогда ничего не заканчивалось незаметно.
• Вести личный календарь руководителей: организовывать встречи, планировать командировки, покупать билеты, бронировать отели; искать и структурировать информацию по запросу руководителя.
• Вести документооборот организации: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учёт, архивирование документов.
• Встречать и сопровождать гостей офиса: заказывать пропуска на человека и на парковку, так, чтобы у гостя не возникло ни одной заминки.
• Взаимодействовать с курьерскими службами по приёму и отправке корреспонденции и посылок.
• Выполнять прочие поручения руководства — без напоминаний и по своей инициативе, если видите, что вопрос назрел.

Что важно уметь

• Опыт офис-менеджером и/или помощником/ассистентом руководителя — от 5 лет
• Подтверждённый опыт именно travel-поддержки: самостоятельно бронировали билеты, отели, оформляли командировки — регулярно, а не разово от случая к случаю.
• Умение выстроить документооборот с нуля или навести порядок в уже существующем.
• Стабильность: разумное количество мест работы и объяснимые переходы, а не смена каждые полгода.
• Способность держать в голове много задач параллельно и расставлять приоритеты без подсказок.
• Тактичность и сдержанность — вы будете иметь дело с конфиденциальной информацией и первыми лицами компании.

Будет плюсом

• Опыт работы с несколькими руководителями/собственниками одновременно.
• Знание 1С:Документооборот или аналогичных систем ЭДО.
• Английский на уровне, достаточном для переписки и бронирования отелей/билетов.

Условия

• Постоянная позиция, оформление по ТК.
• Офис, Москва, полный день; прямое взаимодействие с руководством компании.
• Рыночная оплата, вилка обсуждается индивидуально по итогам собеседования.

Кого не ищем
Того, кто относится к офис-менеджменту как к временной подработке или ступеньке на пути к другой профессии. Здесь нужна системность и надёжность на годы вперёд — а не выполнение поручений «пока не найдётся что-то получше».